Helpcentrum
Uitgebreide antwoorden over snelheid, goedkeuring, restitutiebeleid, documenten, account en beveiliging. Voor landspecifieke details (toelatingsvoorwaarden, officiële verwerkingstermijnen, documentenlijsten) raadpleegt u de bestemmingspagina via ons bestemmingenoverzicht.
Snelheid en timing
Hoe snel wij werken, wat de niveaus betekenen, wanneer u uw aanvraag start en hoe u later kunt opwaarderen.
Hoe snel wordt mijn visum daadwerkelijk verstrekt?
Dat hangt af van het land en van het niveau dat u kiest. Bij Standaard vindt de controle doorgaans binnen 24 uur plaats, waarbij de verwerkingstermijn van de overheid daar nog bij komt. Prioriteit plaatst u voor in onze wachtrij, met een controle door een specialist binnen 6 uur. Urgent wordt binnen 30 minuten gecontroleerd en dezelfde dag ingediend, met realtime inzicht in de status. De eigen verwerkingstermijn van de overheid staat daar los van en verschilt per bestemming; op elke bestemmingspagina staat de actuele termijn.
Wat houdt 'dezelfde dag' bij Urgent precies in?
Het betekent dat een specialist uw aanvraag beoordeelt en indient bij de overheid op dezelfde werkdag waarop u betaalt, mits uw documenten volledig zijn op het moment dat wij ze ontvangen. Daarna geldt de eigen verwerkingstermijn van de overheid. 'Dezelfde dag' heeft betrekking op onze indiening, niet op de beslissing van de overheid.
Wanneer moet ik mijn aanvraag starten bij een krappe deadline?
Begin met uw aanvraag zodra uw reisdata vaststaan. Ook bij Urgent adviseren wij een marge van ten minste 48 uur vóór uw vlucht, om rekening te houden met de verwerking door de autoriteit van de bestemming. Op de bestemmingspagina's staan de werkelijke verwerkingstermijnen van de overheid, zodat u nauwkeurig kunt plannen.
Kan ik na het starten van mijn aanvraag nog naar een hoger niveau overstappen?
Ja. Stuur ons een e-mail met uw trackingcode; wij zetten uw aanvraag om naar het nieuwe niveau en brengen het verschil in rekening. Dit is het meest voorkomende wijzigingsverzoek, zeker wanneer reisplannen worden vervroegd.
Goedkeuring en afwijzing
Wat de controle door een specialist daadwerkelijk doet, waarom aanvragen worden geweigerd en wat er gebeurt als dat bij u gebeurt.
Hoe verloopt de controle door een specialist precies?
Een opgeleide visumspecialist opent uw aanvraag en controleert de kwaliteit van de paspoortscan, de fotospecificaties, of u volgens de actuele regels van de bestemming in aanmerking komt, de opgave van uw verblijfadres en de juistheid van elk veld. Klopt er iets niet, dan sturen wij u per e-mail een link om opnieuw te uploaden of een toelichting te geven, voordat de overheid de aanvraag onder ogen krijgt. Alleen deze stap voorkomt al het merendeel van de vermijdbare afwijzingen.
Wat zijn de meest voorkomende redenen voor afwijzing?
Uit onze ervaring: de fotospecificaties (verkeerde achtergrond, weerspiegeling, afmeting van het hoofd), een paspoortgeldigheid onder de vereiste minimumtermijn, verschil tussen het opgegeven verblijfadres en het reisschema, een ontbrekende of onduidelijke scan van de pagina met persoonsgegevens, en het gebruik van de verkeerde visumcategorie voor het doel van de reis. Het aanvraagformulier wijst op deze vereisten, en onze specialisten onderscheppen de punten die het formulier niet automatisch kan valideren.
Kan VisitPass garanderen dat mijn visum wordt goedgekeurd?
Nee, de uitgevende overheid heeft het laatste woord. Wat wij wel kunnen garanderen, is de kwaliteit van uw aanvraag voordat die daar aankomt: een controle door een specialist aan de hand van de actuele regels, geldige documenten en juiste gegevens. Dat is het werk dat vermijdbare weigeringen tot een minimum beperkt.
Kunt u namens mij bezwaar maken tegen een afwijzing?
Tegen de meeste visumafwijzingen staat langs dezelfde weg geen bezwaar open; de gebruikelijke oplossing is een nieuwe aanvraag via een andere visumcategorie (bijvoorbeeld overstappen van een ETA naar een regulier bezoekersvisum bij een ambassade). Onze specialisten leggen in de afwijzingsmail het best passende vervolg uit en bieden aan de nieuwe aanvraag te behandelen wanneer dat van toepassing is.
Restitutiebeleid
Servicekosten versus overheidskosten, Afwijzingsbescherming en hoe annuleringen werken.
Betaalt VisitPass mij terug als mijn visum wordt afgewezen?
Onze servicekosten zijn in de meeste gevallen van afwijzing restitueerbaar, mits de weigering niet is veroorzaakt door onvolledige of onjuiste informatie die u heeft verstrekt. De overheidskosten worden rechtstreeks aan de uitgevende autoriteit betaald en zijn niet restitueerbaar; dat geld komt nooit bij ons terecht. Op elke bestemmingspagina staat wat er voor die bestemming precies geldt.
Wat houdt de Afwijzingsbescherming in?
Voor bestemmingen die daarvoor in aanmerking komen, is de Afwijzingsbescherming zonder meerprijs in de dienst inbegrepen. Weigert de overheid een aanvraag die wij correct hebben opgesteld op basis van de juiste gegevens die u heeft verstrekt, dan betalen wij onze servicekosten terug. De overheidskosten blijven niet restitueerbaar, omdat zij namens u aan de autoriteit zijn betaald. Of uw aanvraag hiervoor in aanmerking komt, wordt tijdens de aanvraag getoond en bevestigd voordat u betaalt.
Hoe lang duurt een restitutie?
Restituties worden binnen 1 tot 10 werkdagen na goedkeuring teruggeboekt naar de oorspronkelijke betaalmethode. Wij informeren u in elke fase per e-mail. Restituties uit de Afwijzingsbescherming volgen dezelfde termijn zodra uw afwijzingsreferentie is bevestigd.
Kan ik mijn aanvraag annuleren voordat die is ingediend?
Ja. Zolang uw aanvraag de status Concept heeft (vóór indiening door de specialist) kunt u die annuleren met volledige restitutie. Antwoord daarvoor op uw bevestigingsmail of neem contact met ons op onder vermelding van uw trackingcode. Zodra de aanvraag bij de overheid is ingediend, zijn volgens ons beleid alleen de servicekosten restitueerbaar en gelden waar van toepassing de regels van de Afwijzingsbescherming.
Documenten
Wat u nodig heeft, fotospecificaties, hoe wij namens u indienen en hoe lang wij documenten bewaren.
Welke documenten heb ik nodig voordat ik begin?
Elke bestemming heeft een eigen lijst, maar de universele basis is: een paspoort met een geldigheid van ten minste zes maanden (sommige bestemmingen eisen meer), een recente digitale foto tegen een effen achtergrond, en uw reisschema inclusief verblijfadres. Op elke bestemmingspagina staat een nauwkeurige checklist voor die bestemming.
Welk fotoformaat vereist VisitPass?
Wij accepteren gangbare digitale pasfoto's: gezicht gecentreerd, effen neutrale achtergrond, geen bril of hoofddeksel tenzij om religieuze redenen, en recent (niet ouder dan zes maanden). Onze specialisten toetsen het formaat aan de actuele regels van de bestemming; voldoet uw foto niet, dan sturen wij u vóór indiening per e-mail een herstellink, en onze specialisten kunnen grensgevallen bijstellen als onderdeel van de inbegrepen controle.
Dient u mijn documenten namens mij in bij de overheid?
Ja. Zodra de betaling is bevestigd en onze specialist de aanvraag heeft gecontroleerd, dienen wij die namens u in via het officiële portaal van de bestemming. U ontvangt een bevestigingsmail met de referentie van de overheid en uw trackingcode, zodat u de gegevens rechtstreeks bij de autoriteit kunt nagaan.
Hoe worden mijn documenten na indiening bewaard?
Identiteitsgegevens en documentscans worden versleuteld opgeslagen op kolomniveau, met sleutels die in een beveiligde kluis worden beheerd. Wij bewaren documenten zolang de autoriteit van de bestemming en ons bewaarbeleid dat vereisen; daarna worden zij veilig verwijderd. Toegang door medewerkers wordt gelogd.
Wat gebeurt er als de overheid na indiening aanvullende documenten opvraagt?
Vraagt de autoriteit van de bestemming om een toelichting of om aanvullende stukken (verklaring omtrent het gedrag, inkomensbewijs, bevestiging van het verblijf, enzovoort), dan sturen wij u direct een e-mail met een beveiligde uploadlink. Onze specialist beoordeelt de nieuwe documenten en dient het antwoord namens u opnieuw in; voor een hernieuwde indiening brengen wij geen extra servicekosten in rekening. De beslistermijn van de overheid staat stil zolang zij op uw antwoord wacht, dus een snelle reactie houdt uw visum op schema.
Account
Optioneel aanmelden via een beveiligde eenmalige e-maillink, aanvragen voor meerdere reizigers en profielvoorkeuren.
Heb ik een account nodig om aan te vragen?
Nee. VisitPass werkt zonder accounts, inloggegevens of wachtwoorden. U vraagt aan met uw e-mailadres en ontvangt een trackingcode; de actuele status kunt u op elk moment raadplegen op onze statuspagina, en de beveiligde link in uw bevestigingsmail opent uw aanvraag rechtstreeks. De aanvraag van elke reiziger heeft een eigen trackingcode.
Hoe open ik mijn aanvraag via de link in de e-mail?
Uw bevestigingsmail en uw betaalbewijs bevatten een beveiligde eenmalige link die de statuspagina van uw aanvraag rechtstreeks opent, zonder wachtwoord dat u moet onthouden. De link is gekoppeld aan uw trackingcode; u kunt die code ook op elk moment handmatig invoeren op de statuspagina. Om veiligheidsredenen verloopt de link na verloop van tijd, maar uw trackingcode blijft geldig.
Kan ik voor meerdere reizigers tegelijk aanvragen?
Elke reiziger heeft een eigen aanvraag nodig. U vult er één in en betaalt die, en start daarna de volgende; uw opgeslagen gegevens worden hergebruikt, waardoor de tweede aanvraag korter is. De servicekosten worden per reiziger in rekening gebracht en de overheidskosten tegen het officiële tarief van de autoriteit van de bestemming per aanvrager; er zijn geen familie- of groepskortingen. Elke aanvraag wordt afzonderlijk door een specialist gecontroleerd en apart gevolgd onder een eigen trackingcode.
Welke betaalmethoden accepteert u?
Wij accepteren Visa, Mastercard en American Express via onze Europese kaartverwerker. Betalingen worden in USD afgeschreven; uw bank rekent een eventuele valutaomrekening af tegen haar eigen wisselkoers voor kaartbetalingen. Apple Pay en Google Pay staan op onze roadmap. Wij bewaren nooit volledige kaartnummers; alleen de laatste vier cijfers staan op uw betaalbewijs.
Hoe wijzig ik mijn e-mailadres of voorkeurstaal?
Uw e-mails worden verzonden in de taal waarin u de aanvraag heeft gedaan. Moet u het e-mailadres bij een aanvraag corrigeren of iets anders laten wijzigen, antwoord dan op een e-mail die wij u hebben gestuurd of neem contact met ons op onder vermelding van uw trackingcode; een specialist past het aan. Er is geen account en geen profiel dat u hoeft te beheren.
Beveiliging en privacy
Hosting in de EU, AVG, versleuteling in rust, verzoeken om gegevensverwijdering en onze functionaris voor gegevensbescherming.
Waar host VisitPass mijn gegevens?
Op infrastructuur in de Europese Unie die voldoet aan de AVG. Het platform draait op EU-servers, met versleuteling op kolomniveau van identiteitsgegevens en logging van toegang door medewerkers. Wij dragen gegevens van aanvragers niet over buiten de EU, behalve waar dat strikt noodzakelijk is om de aanvraag in te dienen via het overheidsportaal van de bestemming.
Worden mijn gegevens verkocht of gedeeld met derden?
Nee. Wij verkopen geen gegevens van aanvragers en delen deze niet met derden voor marketingdoeleinden. De enige externe overdrachten zijn die naar de autoriteit van de bestemming, noodzakelijk om uw aanvraag in te dienen, en die naar onze gespecialiseerde betaaldienstverlener om uw betaling te verwerken. Beide relaties zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG.
Hoe laat ik mijn gegevens verwijderen nadat mijn visum is verstrekt?
Stuur voor een verwijderingsverzoek een e-mail aan onze functionaris voor gegevensbescherming (het adres staat in de voettekst van elke pagina) met vermelding van uw trackingcode. Wij bewaren gegevens gedurende de termijn die de autoriteit van de bestemming en de belastingwetgeving voorschrijven, en verwijderen ze daarna veilig. Documenten zijn gedurende de gehele bewaartermijn versleuteld op kolomniveau en toegang door medewerkers wordt gelogd.
Bij wie kan ik terecht voor gegevensbescherming?
Het e-mailadres van onze functionaris voor gegevensbescherming is gepubliceerd in de voettekst van elke pagina en in ons Privacybeleid. U kunt ons schrijven over inzageverzoeken, rectificatie, verwijdering of elk ander AVG-recht; wij stellen uw identiteit vast (via het bij ons bekende e-mailadres of uw trackingcode) voordat wij handelen, en reageren binnen de termijnen die de EU-regelgeving stelt.
Komt u er niet uit?
Een echte specialist antwoordt op elke e-mail, 24/7. Vermeld uw trackingcode als u die heeft, zodat de juiste specialist uw bericht direct kan behandelen.