Centrum pomocy
Szczegółowe odpowiedzi dotyczące tempa, zgody urzędu, polityki zwrotów, dokumentów, konta i bezpieczeństwa. Informacje dla konkretnego kraju (uprawnienia, rządowe terminy rozpatrywania, listy dokumentów) znajdują się na stronie kierunku, dostępnej przez nasze zestawienie kierunków.
Tempo i terminy
Jak szybko pracujemy, co oznaczają poszczególne tryby, kiedy rozpocząć wniosek i jak później wybrać wyższy tryb.
W jakim terminie moja wiza zostanie faktycznie wydana?
Zależy to od kraju oraz wybranego trybu usługi. Weryfikacja w trybie Standard trwa zwykle poniżej 24 godzin, do czego dochodzi rządowy termin rozpatrywania. Tryb Priorytet przesuwa wniosek na początek naszej kolejki, z weryfikacją specjalisty w ciągu 6 godzin. Tryb Pilny jest weryfikowany w mniej niż 30 minut i składany tego samego dnia, ze śledzeniem statusu w czasie rzeczywistym. Rządowy termin rozpatrywania liczy się odrębnie i różni się w zależności od kierunku; strona każdego kierunku podaje aktualny przedział.
Co dokładnie oznacza złożenie „tego samego dnia” w trybie Pilny?
Oznacza to, że specjalista zweryfikuje i złoży Państwa wniosek do urzędu w tym samym dniu roboczym, w którym nastąpiła płatność, pod warunkiem że otrzymane dokumenty są kompletne. Następnie urząd rozpatruje wniosek we własnym terminie. Określenie „tego samego dnia” odnosi się do złożenia wniosku przez nas, a nie do decyzji urzędu.
Kiedy złożyć wniosek, jeśli termin wyjazdu jest napięty?
Prosimy uruchomić kreator wniosku, gdy tylko daty podróży zostaną potwierdzone. Nawet w trybie Pilny zalecamy zachowanie co najmniej 48 godzin zapasu przed lotem, aby uwzględnić rozpatrywanie przez urząd kraju docelowego. Strony poszczególnych kierunków pokazują rzeczywiste rządowe przedziały rozpatrywania, co pozwala zaplanować podróż precyzyjnie.
Czy po rozpoczęciu wniosku mogę wybrać wyższy tryb usługi?
Tak. Wystarczy wysłać do nas wiadomość z kodem śledzenia, a przeniesiemy wniosek do nowego trybu i doliczymy różnicę w cenie. To najczęściej zgłaszana zmiana, zwłaszcza gdy plany podróży ulegają przyspieszeniu.
Zgoda i odmowa
Na czym polega weryfikacja specjalisty, dlaczego wnioski spotykają się z odmową i co dzieje się w takiej sytuacji.
Jak w praktyce przebiega weryfikacja przez specjalistę?
Przeszkolony specjalista do spraw wiz otwiera Państwa wniosek i sprawdza jakość skanu paszportu, specyfikację zdjęcia, uprawnienia względem aktualnych przepisów kraju docelowego, deklarację zakwaterowania oraz poprawność poszczególnych pól. Jeśli cokolwiek budzi wątpliwości, wysyłamy wiadomość z linkiem do ponownego przesłania dokumentu lub do wyjaśnienia, zanim wniosek zobaczy urząd. Ten jeden krok eliminuje większość odmów, których da się uniknąć.
Jakie są najczęstsze przyczyny odmowy?
Z naszego doświadczenia: specyfikacja zdjęcia (niewłaściwe tło, odblaski, wielkość głowy), ważność paszportu krótsza niż wymagane minimum, rozbieżność między zadeklarowanym zakwaterowaniem a planem podróży, brakujący lub nieczytelny skan strony z danymi osobowymi oraz wybór niewłaściwej podkategorii wizy względem celu podróży. Kreator wniosku wskazuje te wymagania, a nasi specjaliści wychwytują to, czego kreator nie jest w stanie zweryfikować automatycznie.
Czy VisitPass może zagwarantować, że moja wiza zostanie wydana?
Nie. Ostateczna decyzja należy do organu wydającego. Możemy natomiast zagwarantować jakość wniosku, zanim do niego trafi: weryfikację specjalisty względem aktualnych przepisów, ważne dokumenty i poprawnie wypełnione pola. To właśnie ta praca ogranicza do minimum odmowy, których da się uniknąć.
Czy mogą Państwo odwołać się od odmowy w moim imieniu?
Od większości odmów wizowych nie przysługuje odwołanie w tym samym trybie; standardowym rozwiązaniem jest złożenie wniosku w innej kategorii wizy (na przykład przejście z ETA na zwykłą wizę turystyczną w ambasadzie). W wiadomości o odmowie nasi specjaliści wyjaśniają, która droga jest wówczas najlepsza, i proponują poprowadzenie ponownego wniosku, jeśli jest to możliwe.
Polityka zwrotów
Opłata serwisowa a opłata rządowa, Ochrona przed odmową oraz zasady anulowania.
Czy VisitPass zwróci pieniądze, jeśli moja wiza spotka się z odmową?
Nasza opłata serwisowa podlega zwrotowi w większości przypadków odmowy, o ile nie wynikała ona z niekompletnych lub nieprawidłowych informacji podanych przez Państwa. Opłata rządowa jest wnoszona bezpośrednio do organu wydającego i nie podlega zwrotowi; te środki nigdy nie pozostają u nas. Strona każdego kierunku wyjaśnia szczegóły obowiązujące w danym kraju.
Czym jest Ochrona przed odmową?
Dla kwalifikujących się kierunków Ochrona przed odmową jest zawarta w usłudze bez dodatkowej opłaty. Jeśli urząd odmówi wydania dokumentu na podstawie wniosku przygotowanego przez nas prawidłowo i opartego na rzetelnych informacjach podanych przez Państwa, zwracamy naszą opłatę serwisową. Opłata rządowa pozostaje bezzwrotna, ponieważ została wniesiona do urzędu w Państwa imieniu. Informacja o objęciu ochroną jest widoczna w trakcie składania wniosku i potwierdzana przed płatnością.
Ile trwa realizacja zwrotu?
Zwroty są realizowane na pierwotną metodę płatności w terminie od 1 do 10 dni roboczych od zatwierdzenia. Na każdym etapie przesyłamy powiadomienie pocztą elektroniczną. Zwroty z tytułu Ochrony przed odmową realizowane są w tym samym terminie, licząc od potwierdzenia numeru referencyjnego odmowy.
Czy mogę anulować wniosek, zanim zostanie złożony?
Tak. Dopóki wniosek ma status wersji roboczej (przed złożeniem go przez specjalistę), można go anulować z pełnym zwrotem. Wystarczy odpowiedzieć na wiadomość z potwierdzeniem albo skontaktować się z nami, podając kod śledzenia. Po złożeniu wniosku do urzędu zwrotowi podlega, zgodnie z naszą polityką, wyłącznie opłata serwisowa, a w odpowiednich przypadkach zastosowanie mają zasady Ochrony przed odmową.
Dokumenty
Co będzie potrzebne, specyfikacja zdjęcia, sposób składania wniosku w Państwa imieniu oraz przechowywanie dokumentów.
Jakie dokumenty będą potrzebne przed rozpoczęciem?
Każdy kierunek ma inną listę, ale podstawy są wszędzie takie same: paszport ważny co najmniej sześć miesięcy (niektóre kraje wymagają dłuższej ważności), aktualne zdjęcie cyfrowe na jednolitym tle oraz plan podróży wraz z miejscem zakwaterowania. Strona każdego kierunku zawiera dokładną listę kontrolną dla danego kraju.
Jakiego formatu zdjęcia wymaga VisitPass?
Przyjmujemy standardowe cyfrowe zdjęcia paszportowe: twarz wyśrodkowana, jednolite neutralne tło, bez okularów i nakrycia głowy poza względami religijnymi, zdjęcie aktualne, wykonane w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. Nasi specjaliści sprawdzają zgodność formatu z aktualnymi przepisami kraju docelowego; jeśli zdjęcie nie spełni wymagań, przed złożeniem wniosku wysyłamy wiadomość z linkiem do poprawy, a zdjęcia graniczne nasi specjaliści mogą skorygować w ramach weryfikacji zawartej w usłudze.
Czy przesyłają Państwo moje dokumenty do urzędu w moim imieniu?
Tak. Po potwierdzeniu płatności i weryfikacji wniosku przez naszego specjalistę składamy go w Państwa imieniu na oficjalnym portalu kraju docelowego. Otrzymują Państwo wiadomość z potwierdzeniem, numerem referencyjnym nadanym przez urząd oraz kodem śledzenia, co pozwala zweryfikować sprawę bezpośrednio w urzędzie.
W jaki sposób moje dokumenty są przechowywane po złożeniu wniosku?
Dane identyfikacyjne oraz skany dokumentów przechowywane są w postaci zaszyfrowanej na poziomie kolumn, a klucze pozostają w zabezpieczonym sejfie. Dokumenty przechowujemy przez okres wymagany przez urząd kraju docelowego oraz naszą politykę retencji dokumentacji; po jego upływie są bezpiecznie usuwane. Dostęp operatorów jest rejestrowany.
Co się stanie, jeśli po złożeniu wniosku urząd zażąda dodatkowych dokumentów?
Jeśli urząd kraju docelowego wystąpi o wyjaśnienia lub dodatkowe dokumenty (zaświadczenie o niekaralności, potwierdzenie dochodów, potwierdzenie noclegu i tym podobne), niezwłocznie wysyłamy wiadomość z bezpiecznym linkiem do przesłania plików. Nasz specjalista sprawdza nowe dokumenty i przesyła odpowiedź w Państwa imieniu; za ponowne złożenie nie pobieramy dodatkowej opłaty serwisowej. Bieg urzędowego terminu na wydanie decyzji zostaje wstrzymany na czas oczekiwania na odpowiedź, dlatego szybka reakcja pozwala utrzymać wizę w zakładanym terminie.
Konto
Opcjonalne logowanie bezpiecznym jednorazowym linkiem e-mail, wnioski dla kilku podróżnych oraz ustawienia profilu.
Czy do złożenia wniosku potrzebne jest konto?
Nie. VisitPass nie prowadzi kont, loginów ani haseł. Wniosek składa się, podając adres e-mail, i otrzymuje się kod śledzenia; postęp sprawy można sprawdzić w dowolnym momencie na stronie śledzenia, a bezpieczny link z wiadomości potwierdzającej otwiera wniosek bezpośrednio. Wniosek każdego podróżnego ma własny kod śledzenia.
Jak otworzyć wniosek z linku przesłanego pocztą elektroniczną?
Wiadomość z potwierdzeniem oraz wiadomość z pokwitowaniem płatności zawierają bezpieczny link jednorazowy, który otwiera stronę statusu wniosku bezpośrednio, bez konieczności zapamiętywania hasła. Link jest powiązany z Państwa kodem śledzenia; ten kod można też w każdej chwili wpisać ręcznie na stronie śledzenia. Ze względów bezpieczeństwa link wygasa po pewnym czasie, natomiast kod śledzenia pozostaje ważny.
Czy mogę złożyć wniosek dla kilku podróżnych naraz?
Każdy podróżny potrzebuje odrębnego wniosku. Jeden wniosek należy wypełnić i opłacić, a następnie rozpocząć kolejny; wcześniej zapisane dane zostają wykorzystane ponownie, więc kolejnego wniosku nie trzeba wypełniać od nowa. Opłata serwisowa naliczana jest raz za każdego podróżnego, a opłata rządowa według oficjalnej stawki urzędu kraju docelowego za każdego wnioskodawcę; nie stosujemy zniżek rodzinnych ani ilościowych. Każdy wniosek jest weryfikowany indywidualnie przez specjalistę i śledzony niezależnie pod własnym kodem śledzenia.
Jakie metody płatności są akceptowane?
Przyjmujemy karty Visa, Mastercard i American Express za pośrednictwem naszego europejskiego operatora płatności kartowych. Obciążenie następuje w USD; ewentualne przeliczenie waluty wykonuje Państwa bank według własnego kursu karty. Apple Pay i Google Pay są przewidziane w naszych planach rozwoju. Nigdy nie przechowujemy pełnych numerów kart; na pokwitowaniu płatności widoczne są wyłącznie cztery ostatnie cyfry.
Jak zmienić adres e-mail lub preferowany język?
Wiadomości wysyłamy w języku, w którym złożono wniosek. Jeśli konieczna jest korekta adresu e-mail przypisanego do wniosku lub inna zmiana, wystarczy odpowiedzieć na dowolną naszą wiadomość albo skontaktować się z nami, podając kod śledzenia, a specjalista wprowadzi poprawkę. Nie ma konta ani profilu, którym trzeba zarządzać.
Bezpieczeństwo i prywatność
Hosting w UE, RODO, szyfrowanie danych w spoczynku, wnioski o usunięcie danych oraz nasz Inspektor Ochrony Danych.
Gdzie VisitPass przechowuje moje dane?
Na infrastrukturze w Unii Europejskiej, zgodnej z RODO. Platforma działa na serwerach w UE, z szyfrowaniem danych identyfikacyjnych na poziomie kolumn oraz rejestrowaniem dostępu operatorów. Nie przekazujemy danych wnioskodawców poza UE, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to bezwzględnie konieczne do złożenia wniosku na rządowym portalu kraju docelowego.
Czy moje dane będą sprzedawane lub udostępniane podmiotom trzecim?
Nie. Nie sprzedajemy danych wnioskodawców ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do celów marketingowych. Jedyne przekazania na zewnątrz to przekazanie do urzędu kraju docelowego, niezbędne do złożenia wniosku, oraz do naszego wyspecjalizowanego dostawcy płatności, w celu jej realizacji. Obie relacje regulują umowy powierzenia przetwarzania danych zgodne z RODO.
Jak usunąć moje dane po wydaniu wizy?
Aby złożyć wniosek o usunięcie danych, prosimy napisać do naszego Inspektora Ochrony Danych (adres znajduje się w stopce każdej strony), podając kod śledzenia. Dane przechowujemy przez okres wymagany prawem przez urząd kraju docelowego oraz przepisy podatkowe, a następnie bezpiecznie je usuwamy. Przez cały okres przechowywania dokumenty są szyfrowane na poziomie kolumn, a dostęp operatorów jest rejestrowany.
Z kim należy się kontaktować w sprawach ochrony danych?
Adres e-mail naszego Inspektora Ochrony Danych jest opublikowany w stopce każdej strony oraz w naszej Polityce prywatności. Można napisać do nas w sprawie dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub każdego innego prawa wynikającego z RODO; przed podjęciem działania weryfikujemy tożsamość (na podstawie adresu e-mail zapisanego w sprawie lub kodu śledzenia) i odpowiadamy w terminach wyznaczonych przepisami UE.
Nadal potrzebują Państwo pomocy?
Prawdziwy specjalista odpowie na każdą wiadomość, 24/7. Prosimy podać kod śledzenia, jeśli Państwo go mają, aby sprawą zajął się właściwy specjalista.